תהליך אפיון והטמעת המערכת כולל ארבעה שלבים:

1. זיהוי ואפיון צרכים – ראשית אנו לומדים את הפעילות שלכם בפגישות אפיון: מתבוננים בצרכים, בשיטות העבודה והניהול שלכם ומאפיינים את תהליכי העבודה של הארגון.
2. בניית השלד של המערכת – השלב השני הוא בניית והטמעה של תהליכי העבודה האלו במערכת באופן שמייעל את עבודת הצוות ואת העבודה האישית של חברי וחברות הצוות בארגון.
3. אוטומציות ואינטגרציות – במידה ויעלה צורך נאפיין ונטמיע אוטומציות – פעולות אוטומטיות שיחסכו לכם עבודה ידנית, ואינטגרציות – חיבור למערכות אחרות כגון GOOGLE, OUTLOCK וכן הלאה.
4. הדרכה – נדריך את העובדים והמנהלים על התשתית שנוצרה ונלווה את תהליך ההטמעה.