מערכת CRM ו-Monday.com

אמל"ק: מערכת Monday.com מכירה בתהליכי עבודה מורכבים ובחשיבות מידע מעמיק אודות לקוחות ונתוני פרויקטים ולשם כך מציעה כלי לניהול מידע, בדומה למערכת ה-CRM "הקלאסית", אך מספקת תרומה משמעותית נוספת.

בואו נתחיל מהתחלה –

כיצד מערכת CRM יכולה לסייע לי בניהול העבודה השוטפת של הארגון?

CRM, או בתרגומה המילולי: Customer Relationship Management, היא מערכת לניהול קשרי לקוחות. מערכת CRM יכולה להתאים לניהול קשרי מגוונים בין אם מדובר בתורמים, רשימת פונים, מתנדבים, שותפים ועוד פרופילים נוספים אחרים. מערכת ה-CRM משמשת ככלי עזר בידי ארגונים לשם ניהול וניתוח האינטראקציות שלהם עם לקוחות או אנשי קשר עם פרופיל מסוים. מערכת זו מסייעת לארגונים לעקוב אחר פרטים חשובים אודות לקוחותיהם (כמו – פרטי קשר, היסטוריית רכישות, פרויקטים משותפים ועוד..). בשל כך, השימוש במערכת כמו CRM עשוי לתרום לשיפור שירות הלקוחות, הגדלת המכירות, בניית קשרים חזקים יותר עם הלקוחות ועוד.

מה ההבדל בין Monday.com לבין CRM?

מערכת CRM תוחמת מידע אודות לקוחות, פרויקטים ומרכזת אותם בתבנית קבועה וסיסטמית שמתבטאת בשלבי תהליך קבועים שלא ניתנים לשינוי. לעומתה Monday.com היא מערכת OS (Operating System) שאיננה מוגדרת לפי שלבי עבודה מושרשים אלא מקנה ללקוחותיה את האוטונומיה להגדיר את מרחב העבודה בהתאם לראות עיניהם ובשילוב תהליכי העבודה הנהוגים בארגונם. לפיכך, בהינתן וארגון רכש שירותי אפיון והטמעה של מערכת Monday.com, בתום תהליך ההטמעה עצם רכישת מיומנות והבנה עמוקה בדבר שירותי המערכת הם שיקנו לארגון חופש לנהל את תהליכי העבודה במרחב החדש שיצר, באופן עצמאי וללא כל תלות בגורמים חיצוניים.

האם אפשר לבנות תהליך עבודה מסוג CRM בתוך מערכת Monday.com?

כן! אבל יש אבל קטן. יצירת מערכת CRM בתוך מערכת Monday.com תהיה שונה מהמוכר במערכת המקורית. בעוד שמערכות CRM אחרות, כגון Salesforce ו-Powerlink, נועדו למעקב ובקרה אחר אנשי קשר באמצעות חיבור בין פרויקטים או פרטים חופפים וייחוס המידע לפי שם הלקוח, במערכת Monday.com הפרויקטים והפרטים ששייכים ללקוח מסוים, מחוברים על ידי אוטומציה שמורה על חיבורם, ולא בכברירת מחדל לפי שם הלקוח. זוהי דקות קטנה, אך היא חשובה בנראות והעבודה הכוללת עם מערכת מידע. מערכת Monday.com מציעה למעשה שלל אלטרנטיבות מגוונות שיקשרו בין המידע הרצוי לבין צרכי הארגון באמצעות חיבור אוטומציה פשוט ומהיר המבוסס על מזהה חד חד ערכי מסוים (שם הלקוח, מייל, ח.פ וכן הלאה). לא זו אף זו, במערכת Monday.com ישנה אפשרות ליצירת לוח משותף שיציג תכלול נתונים הלקוחים ממספר לוחות שונים בצורה ויזואלית באמצעות גרפים, עוגות, אחוזים, צירי זמן ועוד וידג'טים אחרים שיאפשרו ניתוח מעמיק וקונקרטי של כל הנתונים הנדרשים.

מדוע כדאי להשתמש במערכת Monday.com עבור צרכי CRM, ולא במערכת CRM "קלאסית"?

על אף שמערכות CRM קלאסיות (כגון Salesforce ו-Powerlink) מקנות מענה טוב על הצורך החשוב של ניהול קשרי לקוחות (בין אם מדובר בלקוחות, מתנדבים, תורמים ועוד), למערכות אלו יש לא מעט חסרונות במסגרת העבודה השוטפת בארגון. ראשית, מדובר במערכת שעלות רכישתה היא לרוב יקרה מאוד ודורשת מארגונים להקצות לא מעט משאבים לשם הטמעתה. שנית, הטמעת מערכות CRM והתאמתן לצרכי הארגון דורשים עבודת הטמעה של איש מקצוע, וצוות הארגון מוגבל ביכולותו לשנות או להוסיף שדות באופן עצמאי במערכת. לפיכך, כל שינויי במערכת דורש התערבות מטעם המטמיע\ה (ששולט\ת בקוד המערכת). תופעה זו עלולה ליצור יחסי תלות תמידיים בין הארגון לבין המטמיע\ה לשם השימוש במערכת בשגרה. שלישית, מערכת CRM היא הפתרון האידיאלי לשם ניהול קשרים שמקיים הארגון, אבל ניהול עבודת הארגון איננה מסתכמת בקשרי לקוחות, אלא בתהליכי עבודה רבים נוספים. מאחר ומערכות ה-CRM הקלאסיות עונות על צורך זה בלבד, לא ניתן לנהל בהן צרכים נוספים של הארגון כגון: ניהול משימות, סיכומי פגישות, ניהול פרויקטים ארוכי טווח, מעקב החזרי נסיעות של עובדים ועוד.

לפיכך השימוש ב-Monday.com יתכלל את כלל העבודה של הארגון שלכם לכדי מערכת אחידה, ברורה, מאורגנת – והכי חשוב שלמה. כך יתאפשר שימוש במידע הארגון, חלוקת תחומי עבודה לצד עדכון מתמיד לגבי סטטוס, תהליכים ומשימות שיתעדכנו באופן נשנה ויתרמו יחד לקידום הארגון ופועלו. כאשר הכל נמצא במערכת אחת!

אז יצירת לוח CRM במערכת Monday.com היא תרומה אחת. אילו עוד יכולות מערכת Monday.com עשויה לספק לארגונים?

מערכת Monday.com מקנה לארגונים אפשרות ליצור מרחב עבודה שיתאים לתחומי העבודה והצרכים הארגוניים הנדרשים.  השימוש במערכת Monday.com יוצר סביבת עבודה ברורה, מאורגנת שמאפשרת לבחון את פעילות הארגון הן באופן ספציפי וממוקד והן באופן כללי וניהולי (zoom-out). באופן הזה  נוצר מרחב עבודה שלם הנותן ביטוי לכלל המחלקות והעובדים תוך שימוש במערכת אחת משותפת. בנוסף, מערכת Monday.com תתרום לארגונכם במגוון כלים שיפשטו את תהליך העבודה ויתרמו לייעולו. כמו למשל, תהליך איסוף המידע שיתורגם לכדי מילוי טופס פשוט שיזין את הנתונים הנדרשים ללוחות הקיימים במרחב העבודה שלכם או מאגר נרחב של תצוגות אשר יפשטו את הנתונים הקיימים לכדי תוצר ויזואלי ברור וקל להבנה (כגון, הצגת סטטוס פרויקט לפי אחוזי התקדמות או הצגת לקוחות ופרויקטים לכדי כרטיסיות לוגיות תמציתיות וברורות ועוד) ועוד.

כל אלו יתאפשרו באמצעות תהליך הטמעה נכון, מעמיק ואישי שיכיר בתהליכי העבודה הנהוגים בארגונכם לצד היכרות עם סט הכלים המגוון שמציעה מערכת Monday.com. יחד, דרך עבודה משותפת ניצור מרחב עבודה שישקף את ארגונכם ויתרום לייעולו וקידומו.